Organizzare eventi potrebbe essere un compito noioso se non hai un piano adeguato. Più grande è l’evento, più dettagli dovrai esaminare quando lo pianifichi e più sfide dovrai superare.

Ecco alcuni consigli da parte di un’agenzia di allestimenti fieristici Milano per poter realizzare dei modelli da replicare e adattare alle esigenze. Dalla fase di pre-pianificazione al giorno dell’evento, c’è così tanto da organizzare e tenere traccia.

Segui i passaggi di pianificazione degli eventi di seguito per risparmiare tempo e budget quando ne organizzi uno.

Realizza una to-do list

Una lista per controllare tutti i processi può fare una grande differenza quando si tratta di pianificare un evento.

Una lista di controllo per la pianificazione degli eventi aiuterà te e il tuo team a tenere traccia delle cose di cui hanno bisogno per prendersi cura ed eseguire le cose in modo impeccabile.

Di seguito è riportato un modello di elenco di controllo per la pianificazione di eventi sotto forma di una mappa mentale. Puoi personalizzarlo in base al tuo evento e invitare il tuo team a collaborare anche su di esso in tempo reale.

Stabilisci un obiettivo per l’evento

Stabilire l’obiettivo del tuo evento è una delle primissime cose che devi fare quando pianifichi un evento. Gli obiettivi possono essere diversi; entrate, attenzione dei media, raccolta di fondi, numero di partecipanti, lancio di un nuovo prodotto, ecc.

Definisci lo scopo del tuo evento o cosa vuoi ottenere con esso. E assicurati che l’obiettivo che hai impostato aderisca ai criteri SMART, o in altre parole sia Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Realistico e Tempestivo.

Organizza il tuo staff

Metti insieme un team competente che possa aiutarti a raggiungere l’obiettivo che ti sei prefissato ea cui puoi delegare il tuo lavoro senza pensarci due volte.

Un organigramma come quello di seguito può aiutarti a chiarire i ruoli e le responsabilità e le relazioni di reporting tra i membri del team.

Mentre assegni le responsabilità a ciascun membro, è anche importante capire come comunicare con loro (ad es. Software di chat, email, ecc.) Durante il processo di pianificazione. E non dimenticare di tenere riunioni regolari del comitato per discutere lo stato di avanzamento della pianificazione e qualsiasi problema.

Crea una sequenza temporale per la pianificazione degli eventi per evidenziare le singole attività che devi completare e le relative scadenze. Aiuterà la tua squadra a tenere traccia delle cose.

Stabilisci il tuo budget

Prima di iniziare a pianificare, è necessario considerare il budget e vedere se le esigenze di pianificazione del proprio evento sono in linea con esso.

Di seguito sono elencate le aree chiave per le quali è necessario allocare denaro (impostare costi realistici per ogni elemento) quando si imposta un budget. Alcuni di questi articoli potrebbero non avere costi fissi, ma è importante fare stime approssimative per decidere se puoi effettivamente permetterteli.

  • Sede – Ciò potrebbe includere i pagamenti che devi effettuare per l’affitto / i per la sala / le stanze, depositi cauzionali, parcheggio, ecc.
  • Personale – Considera il budget che devi stanziare per i pasti, il trasporto e l’alloggio del personale, soprattutto se l’evento è fuori città.
  • Cibo e bevande: cibo e acqua sono gli elementi essenziali di cui hai bisogno per l’evento. Considera diverse opzioni di catering finché non trovi quella che si adatta alle tue esigenze e al tuo budget.
  • Intrattenimento – Avrai bisogno di musicisti, DJ o altoparlanti? Assegna loro denaro, nonché i costi di trasporto e alloggio associati.
  • Decorazioni – Se hai intenzione di decorare la sala dell’evento o il palco con fiori, luci, ecc., Devi stimare anche il costo.
  • Marketing: dovrebbe includere tutto il denaro che dovrai spendere per promuovere il tuo evento, che si tratti di annunci di Facebook o poster e volantini.
  • A / V: include tutte le apparecchiature come microfoni, altoparlanti, WiFi, cavi, proiettori, ecc.

Imposta la data e prenota la tua sede

Potresti avere una data preimpostata se si tratta di un evento ricorrente. Tuttavia, se dipende da te, ecco alcune cose a cui devi prestare attenzione.

  • Hai abbastanza tempo per pianificare prima del giorno dell’evento?
  • Evita le festività come quelle religiose o legali
  • Controlla se gli orari dei partecipanti chiave quel giorno sono liberi
  • A seconda del luogo e del tipo di evento, considera il tempo
  • E nel caso, scegli la seconda migliore data

Dopo aver selezionato una data, inizia a cercare un luogo adatto alle tue esigenze. Anche qui devi considerare

  • Se è disponibile nella data e con quanto anticipo è necessario prenotarlo
  • Le loro politiche di pagamento, rimborso e cancellazione
  • Che si adatti al tipo di evento che stai pianificando
  • La sede fornisce apparecchiature A / V, WiFi?
  • La disposizione dei posti a sedere e le esigenze di parcheggio

 

Identifica partner e sponsor

Le organizzazioni della comunità e gli sponsor aziendali possono aiutarti a ridurre i costi, trovare più opportunità pubblicitarie, ampliare il tuo pubblico e aiutarti nella pianificazione dell’evento. E quando cerchi partner, devi assicurarti che la loro visione sia complementare alla tua.

Pubblicizza il tuo evento

Esistono diversi modi per commercializzare il tuo evento. A seconda del modo migliore per raggiungere il tuo pubblico di destinazione, puoi sfruttare l’email marketing, volantini, social media, TV, radio o inviti, ecc.

Prepara il tuo materiale di marketing a seconda del budget. Ciò potrebbe includere loghi, banner, poster, volantini, inviti, newsletter, ecc.

Preparazioni finali

  • Mancano pochi giorni al tuo evento e ci sono ancora alcune cose che devi fare per evitare eventuali contrattempi.
  • Rivolgiti al tuo catering e conferma il menu, la presentazione del cibo e i dettagli del servizio, ecc.
  • Assicurati che la sede sia pronta per essere allestita nella data e nell’ora per cui l’hai prenotata
  • Controlla tutte le altre attrezzature necessarie per l’evento. Non dimenticare di provarli per vedere se funzionano quando finalmente li stai configurando.
  • Crea un programma di eventi per te e per il tuo team.